Oleh : Tim Pengelola Website UPA Perpustakaan
Sentul – Pada hari Kamis tanggal 15 Juni 2023, UPA Perpustakaan Unhan RI menerima kunjungan dari tim Satuan Pengawas (Satwas) Unhan RI. Kunjungan ini bertujuan untuk meninjau serta meningkatkan kualitas layanan perpustakaan dalam mendukung kegiatan akademik dan riset di lingkungan Unhan RI. Anggota tim satuan pengawas terdiri dari Kolonel Arm Sukmawijaya, S.Sos., M.M., Letkol Kal Heru Wahyu Poerwantoro, S.E., Letkol Inf Drs. Adril, M.Si., Letkol Tek Dr. Rizal Ramadhani, S.T., M.M., Letkol Cpl Dr. Linus Yoseph Wawan Rukmono, S.T., M.T., CIQnR.
Keterangan Gambar – Tim satwas Unhan RI beserta staf UPA Perpustakaan sedang melakukan diskusi terkait layanan perpustakaan.
Rombongan tim satwas disambut oleh Pustawakan Madya, Pustakawan Muda, dan seluruh staf UPA Perpustakaan. Perpustakaan UNHAN RI merupakan salah satu pusat informasi dan pengetahuan yang penting bagi para mahasiswa, dosen, dan staf Unhan RI. Perpustakaan ini memiliki koleksi buku, jurnal, publikasi ilmiah, dan dokumen-dokumen lainnya yang berkaitan dengan bidang pendidikan. Koleksi yang beragam dan lengkap tersebut menjadi sumber referensi yang penting bagi para pengguna perpustakaan dalam mengembangkan pengetahuan dan keahlian di bidang militer.
Dalam kunjungan ini, anggota Satuan Pengawas Unhan RI berkesempatan untuk melihat seluruh fasilitas perpustakaan dan mempelajari berbagai sistem dan layanan yang ada. Mereka diajak berkeliling oleh staf perpustakaan yang berpengalaman, yang memberikan penjelasan mengenai pengelolaan koleksi, sistem katalogisasi, dan teknologi informasi yang digunakan untuk mempermudah akses informasi bagi pengguna.
Selain itu, anggota Satuan Pengawas juga berkesempatan untuk melakukan tanya jawab langsung dengan pustakawan yang ahli di bidangnya. Mereka dapat meminta saran dan rekomendasi mengenai bahan bacaan atau sumber informasi terkait topik yang sedang mereka kaji atau minati. Interaksi langsung ini sangat berharga dalam membantu anggota satuan pengawas untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dan meningkatkan pemahaman mereka tentang bidang pertahanan dan keamanan.
Kunjungan Satuan Pengawas UNHAN RI ke Perpustakaan Unhan RI ini merupakan langkah yang positif dalam membangun hubungan yang erat antara pihak pengawas dan perpustakaan. Melalui kunjungan ini, Satuan Pengawas dapat memahami dan mengapresiasi peran strategis yang dimainkan oleh perpustakaan dalam mendukung kegiatan akademik dan riset di universitas. Di sisi lain, perpustakaan juga dapat memperoleh masukan dan umpan balik yang berharga dari anggota Satuan Pengawas Unhan RI tentang kebutuhan informasi dan sumber daya yang dibutuhkan oleh para pengguna, termasuk anggota satuan pengawas.
Selain itu, kunjungan ini juga dapat memperkuat kolaborasi antara satuan pengawas dan perpustakaan dalam mengembangkan koleksi yang relevan dengan bidang pertahanan dan keamanan. Satuan Pengawas dapat memberikan masukan tentang jenis bahan bacaan atau sumber informasi yang menjadi kebutuhan utama mereka, sehingga perpustakaan dapat mengarahkan pengadaan koleksi yang lebih spesifik dan sesuai dengan kebutuhan para pengguna.
Diharapkan kunjungan Satuan Pengawas Unhan RI ke Perpustakaan Unhan RI menjadi langkah awal yang berkelanjutan dalam memperkuat kerja sama antara pihak pengawas dan perpustakaan. Dengan kerjasama yang baik, perpustakaan dapat terus mengembangkan dan menyediakan sumber daya informasi yang berkualitas bagi anggota UNHAN RI, serta mendukung mereka dalam mencapai tujuan pendidikan dan riset mereka dalam bidang pertahanan dan keamanan.
Perpustakaan dapat memperoleh umpan balik langsung dari anggota Satuan Pengawas mengenai kebutuhan informasi dan sumber daya yang mereka butuhkan. Informasi ini dapat digunakan untuk meningkatkan layanan perpustakaan dan memastikan bahwa koleksi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan pengguna. Anggota Satuan Pengawas dapat memberikan saran dan masukan tentang koleksi yang dibutuhkan dalam mendukung tugas dan tanggung jawab mereka sebagai pengawas di Unhan RI.
Berikut ini adalah beberapa saran dan masukan yang dapat diberikan oleh Satuan Pengawas Unhan RI kepada Perpustakaan Unhan RI:
- Penyempurnaan Koleksi: Berdasarkan pengalaman dan kebutuhan anggota Satuan Pengawas, mereka dapat memberikan saran mengenai jenis-jenis buku, jurnal, atau sumber informasi lainnya yang perlu ditambahkan atau diperbarui dalam koleksi perpustakaan. Dengan memperhatikan perkembangan terkini dalam bidang pertahanan dan keamanan, perpustakaan dapat memperluas koleksi untuk mencakup topik-topik yang relevan dan menarik minat pengguna.
- Peningkatan Akses Elektronik: Satuan Pengawas dapat memberikan masukan mengenai pengembangan dan peningkatan akses ke sumber daya elektronik, seperti jurnal elektronik, basis data, atau repositori digital. Hal ini dapat membantu anggota Satuan Pengawas dan pengguna lainnya untuk memperoleh akses lebih mudah dan cepat terhadap informasi terkini di bidang pertahanan dan keamanan.
- Pelatihan Literasi Informasi: Satuan Pengawas dapat memberikan saran untuk menyelenggarakan pelatihan literasi informasi secara berkala. Pelatihan ini dapat meliputi strategi pencarian yang efektif, evaluasi kritis terhadap sumber informasi, dan teknik penggunaan sumber daya perpustakaan secara optimal. Dengan meningkatkan literasi informasi di kalangan pengguna, perpustakaan dapat memastikan bahwa pengguna dapat mengakses dan menggunakan informasi dengan tepat dan efisien.
- Pengembangan Layanan Online: Satuan Pengawas dapat memberikan masukan tentang pengembangan layanan online perpustakaan, seperti pemesanan buku secara daring, peminjaman elektronik, atau layanan konsultasi referensi melalui platform digital. Dalam era digital saat ini, memiliki layanan online yang efektif dapat meningkatkan kenyamanan dan aksesibilitas pengguna dalam menggunakan sumber daya perpustakaan.
- Kerjasama dengan Institusi Pertahanan Lainnya: Satuan Pengawas dapat merangsang kolaborasi antara Perpustakaan Unhan RI dengan institusi pertahanan lainnya, seperti lembaga penelitian militer atau perpustakaan dari institusi pertahanan internasional. Hal ini dapat memperluas jaringan dan memungkinkan pertukaran informasi dan sumber daya yang lebih luas di bidang pertahanan dan keamanan.
- Peningkatan Ruang dan Fasilitas: Satuan Pengawas dapat memberikan masukan mengenai peningkatan ruang dan fasilitas perpustakaan, seperti penyediaan ruang baca yang nyaman, area diskusi kelompok, atau fasilitas penelitian yang lengkap. Dengan menyediakan fasilitas yang memadai, perpustakaan dapat menciptakan lingkungan yang kondusif bagi pengguna dalam mengakses dan memanfaatkan sumber daya informasi.
Melalui implementasi saran dan masukan dari Satuan Pengawas Unhan RI Perpustakaan Unhan RI dapat meningkatkan kualitas layanan dan relevansi koleksi perpustakaan dalam mendukung kebutuhan anggota Satuan Pengawas dan pengguna lainnya di Unhan RI. Selain itu, langkah-langkah ini juga dapat membantu perpustakaan dalam memperkuat hubungan dan kolaborasi dengan anggota Satuan Pengawas serta pihak terkait dalam bidang pertahanan dan keamanan.
Selain implementasi saran dan masukan yang telah disebutkan, penting juga bagi perpustakaan untuk terus menerima umpan balik dari anggota Satuan Pengawas dan pengguna lainnya. Dengan melakukan survei kepuasan pengguna, wawancara, atau diskusi kelompok, perpustakaan dapat memperoleh wawasan yang berharga tentang kebutuhan pengguna serta keberhasilan implementasi saran dan masukan yang diberikan. Umpan balik ini dapat digunakan untuk melakukan peningkatan dan perbaikan berkelanjutan dalam layanan perpustakaan.
Dalam hal ini, komunikasi yang terbuka dan kolaborasi yang terus-menerus antara perpustakaan dan Satuan Pengawas Unhan RI akan menjadi kunci keberhasilan. Perpustakaan dapat mengadakan pertemuan rutin dengan anggota Satuan Pengawas untuk memperbarui mereka tentang perkembangan koleksi, layanan, dan program yang ada. Selain itu, perpustakaan dapat melibatkan anggota Satuan Pengawas dalam proses perencanaan dan pengambilan keputusan terkait pengembangan perpustakaan.
Kunjungan Satuan Pengawas Unhan RI ke Perpustakaan Unhan RI adalah langkah awal yang baik dalam membangun kolaborasi yang erat antara kedua pihak. Dengan memperhatikan saran dan masukan dari Satuan Pengawas, perpustakaan dapat terus mengembangkan dan meningkatkan layanan dan sumber daya informasi yang relevan dengan bidang pertahanan dan keamanan. Kerjasama yang erat ini akan berkontribusi pada peningkatan pemahaman, penelitian, dan pendidikan di Unhan RI, serta memperkuat peran perpustakaan sebagai mitra penting dalam mendukung tugas dan tanggung jawab Satuan Pengawas dan institusi pertahanan secara keseluruhan.
Dalam kunjungan ini, Anggota satuan pengawas juga melakukan pendataan barang milik negara yang mengalami kerusakan di Perpustakaan Unhan RI. Hal tersebut merupakan langkah penting yang dilakukan untuk menjaga akuntabilitas dan pengelolaan aset negara yang ada di perpustakaan. Proses pendataan ini bertujuan untuk mengidentifikasi barang-barang yang rusak atau tidak berfungsi dengan baik, sehingga langkah-langkah perbaikan atau penggantian dapat dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh Satuan Pengawas Unhan RI dalam melakukan pendataan barang milik negara yang mengalami kerusakan di Perpustakaan Unhan RI:
- Inventarisasi: Satuan Pengawas dapat melakukan inventarisasi lengkap terhadap barang-barang yang ada di perpustakaan, termasuk buku, peralatan, perangkat elektronik, furnitur, dan lainnya. Inventarisasi ini akan membantu dalam mengidentifikasi barang-barang yang mengalami kerusakan atau tidak berfungsi dengan baik.
- Pemeriksaan dan Evaluasi: Satuan Pengawas dapat melakukan pemeriksaan terhadap setiap barang yang tercatat dalam inventarisasi, untuk mengecek kondisi dan fungsionalitasnya. Barang-barang yang mengalami kerusakan atau tidak berfungsi dengan baik dapat diidentifikasi dan dicatat secara terperinci, termasuk jenis kerusakan dan tingkat keparahannya.
- Dokumentasi: Setiap barang yang mengalami kerusakan harus didokumentasikan dengan baik. Dokumentasi ini mencakup informasi tentang barang tersebut, jenis kerusakan, tanggal pendataan, dan langkah-langkah yang perlu dilakukan selanjutnya, seperti perbaikan atau penggantian.
- Pelaporan: Satuan Pengawas dapat menyusun laporan mengenai hasil pendataan barang milik negara yang mengalami kerusakan di Perpustakaan Unhan RI. Laporan ini dapat mencakup data tentang barang-barang yang rusak, analisis penyebab kerusakan, rekomendasi perbaikan, dan estimasi biaya yang diperlukan.
- Tindakan Perbaikan atau Penggantian: Setelah pendataan selesai, langkah selanjutnya adalah melakukan tindakan perbaikan atau penggantian sesuai dengan tingkat kerusakan dan prioritasnya. Perpustakaan dapat melibatkan pihak terkait, seperti staf teknis atau pihak pengadaan, untuk melaksanakan tindakan tersebut dengan tepat.
- Monitoring dan Pemeliharaan: Setelah tindakan perbaikan atau penggantian dilakukan, Satuan Pengawas dapat melakukan monitoring untuk memastikan bahwa barang-barang tersebut berfungsi dengan baik dan terawat dengan baik. Pemeliharaan yang rutin juga perlu dilakukan untuk meminimalisir kerusakan dan memperpanjang umur barang.
Keterangan Gambar – Tim satwas Unhan RI sedang mendokumentasikan fasilitas-fasilitas perpustakaan yang mengalamai kerusakan.
Dengan melakukan pendataan barang milik negara yang mengalami kerusakan di Perpustakaan Unhan RI, Satuan Pengawas dapat membantu dalam menjaga akuntabilitas dan pengelolaan aset negara, serta memastikan bahwa perpustakaan memiliki sarana dan fasilitas yang berfungsi dengan baik untuk mendukung kegiatan pembelajaran dan penelitian di Unhan RI. Selain itu, pendataan barang-barang yang mengalami kerusakan juga akan membantu dalam perencanaan anggaran perbaikan atau penggantian yang diperlukan.
Selama proses pendataan, Satuan Pengawas juga dapat memberikan rekomendasi terkait tindakan pencegahan yang dapat dilakukan untuk mencegah kerusakan barang di masa depan. Hal ini bisa meliputi pemeliharaan rutin, pelatihan penggunaan yang benar terhadap barang-barang tertentu, atau pengadaan peralatan atau perangkat pendukung yang lebih tahan lama dan berkualitas tinggi.
Selain itu, penting juga bagi Satuan Pengawas untuk berkoordinasi dengan pihak terkait, seperti unit pengelola perpustakaan dan departemen yang bertanggung jawab atas pengadaan barang, untuk memastikan bahwa langkah-langkah perbaikan atau penggantian dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku dan dengan memperhatikan aspek keuangan.
Langkah-langkah tersebut akan membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan barang-barang milik negara di Perpustakaan Unhan RI. Selain itu, pendataan yang teratur dan pemeliharaan yang baik akan memastikan bahwa perpustakaan dapat terus menyediakan fasilitas yang optimal bagi pengguna, serta menjaga nilai dan integritas aset negara yang ada. Kunjungan diakhiri dengan foto bersama antara tim Satwas Unhan RI beserta seluruh staf UPA Perpustakaan.