Universitas Pertahanan Republik Indonesia (Unhan RI) merupakan suatu lembaga pendidikan tinggi. Dalam mencapai suatu keberhasilan perguruan tinggi adalah adanya fasilitas penunjang dengan menyediakan, mengelola, serta memberikan pelayanan perpustakaan sesuai ketetapan.
Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan Universitas Pertahanan RI sebagai penyedia layanan harus dapat memenuhi kebutuhan penggunanya dengan menyediakan berbagai layanan sumber informasi dan mampu memenuhi kepuasan atas layanan tentang perpustakaan yang berkualitas sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 menyatakan bahwa perpustakaan merupakan lembaga yang secara profesional mengelola koleksi karya tulis, cetak, atau rekaman dengan menggunakan sistem standar untuk memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, konservasi, informasi, dan rekreasi pengguna untuk dipenuhi.
Sistem informasi perpustakaan menurut Riki Nuryadin (2014) merupakan suatu sistem yang terintegrasi dalam bentuk sumber daya manusia dan teknologi guna manajemen perpustakaan. Sistem informasi memiliki peran yang sangat penting untuk menjalankan fungsi perpustakaan seperti transaksi peminjaman/pengembalian serta memudahkan dalam pencarian karya ilmiah dan lain-lain. Pelayanan perpustakaan membutuhkan suatu sistem informasi dengan dukungan perangkat lunak, perangkat keras dan manajemen sumber daya manusia. Sistem informasi yang sistematis dapat mempermudah proses administrasi, operasional, dan pengambilan informasi bagi manajemen.
Kemajuan teknologi yang pesat saat ini, pustakawan akan menghadapi tantangan di masa depan. Oleh karena itu diperlukan pengembangan imajinasi, kreativitas, mentor, fasilitator, motivator agar masyarakat dapat memahami hal tersebut untuk mendapatkan informasi khususnya di bidang kepustakawanan.
Perubahan digitalisasi yang cukup signifikan membawa perubahan pada masyarakat diberbagai aspek kehidupan, sehingga untuk memenuhi kehidupan dapat segera terpenuhi dengan lebih efesien, mudah, cepat, dan juga lebih praktis dapat dikatakan sebagai transformasi digital.
Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan saat merencanakan strategi transformasi digital Anda, salah satunya adalah perubahan budaya yang dihadapi organisasi, karyawan, dan pemimpin untuk beradaptasi dan mengandalkan teknologi yang diterapkan.
Transformasi digital memberikan sebuah tantangan sekaligus peluang bagi organisasi, dimana dalam era digital saat ini organisasi dapat menyusun srategi sebaik mungkin sehingga siap bersaing dengan gesit terhadap para pesaingnya dalam menyediakan teknologi baru.
Teknologi informasi menurut Wahyudi (1992) dapat dipahami sebagai alat yang dapat membantu mempercepat dan meningkatkan kualitas informasi serta dapat mempercepat arus informasi sehingga tidak lagi dibatasi oleh ruang dan waktu. Teknologi informasi (technologi information) yang banyak digunakan di perpustakaan saat ini, berpotensi meningkatkan keberadaan perpustakaan. Dalam hal ini memiliki peranan yang sangat penting untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanan dan layanan perpustakaan.
Teknologi informasi perpustakaan dapat diartikan sebagai alat turunan dari alat teknologi modern yang mampu meningkatkan dan mempercepat kualitas informasi, serta mampu dikendalikan oleh manusia. Penggunaan teknologi informasi yang memadai dan profesional akan memberikan banyak dampak positif yang bermanfaat bagi masyarakat. Efektivitas dan efisiensi operasional dapat dipastikan oleh perpustakaan. Lebih cepat di semua bidang pekerjaan, baik dari pengelolaan dan pelayanan.
Menurut A. Vijayakumar & Sudhi S. Vijayan (2011), mempunyai beberapa keuntungan dalam mengimplementasikan teknologi informasi diperpustakaan, sebagai berikut:
- Mengelola berbagai tugas perpustakaan dengan mudah.
- Kerja sama dan memperluas jaringan perpustakaan.
- Meningkatkan variasi pelayanan.
- Efisiensi waktu pengguna perpustakaan.
- Peningkatan kinerja.
- Akses informasi yang mudah dan cepat.
- Tingkatkan kualitas perpustakaan.
- Memperluas pengetahuan dan pengalaman.
- Integrasikan ke dalam organisasi.
- Perbarui status perpustakaan.
- Tingkatkan keterampilan komunikasi.
- Lebih stabil.
- Menambah daya tarik bagi pengguna.
- Akses jarak jauh untuk pengguna.
- Akses tidak terbatas.
- Mengizinkan akses tak terbatas dari berbagai sumber.
- Memberikan informasi terkini.
- Lebih fleksibilitas dalam cara menggunakan informasi tersebut.
- Transformasi dan integrasi data dari berbagai sumber.
- Kurangi beban kerja perpustakaan.
Transformasi teknologi Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan Universitas Pertahanan RI menjadi salah satu tantangan bagi manajemen. Bersama dengan perubahan teknologi maka harus di imbangi oleh sarana yang mendukung. Perubahan digitalisasi menjadi tombak dari kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Keahlian sumber daya manusia juga menjadi salah satu peran penting dalam kemajuan perubahan di Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan Unhan RI.
Perkembangan teknologi membawa perubahan dengan memanfaatkan peluang baru, menambah nilai bagi perpustakaan, dan mampu mengikuti perkembangan, perluasan, dan inovasi untuk menambah kesan menarik. Menyediakan akses informasi dalam berbagai format dapat menambah nilai informasi dan pengetahuan untuk memberikan layanan terbaik bagi pengguna perpustakaan.
Adapun melakukan proses pelayanan, menyediakan, aktivitas yang dilakukan oleh para pengguna melalui aplikasi, website dan untuk keperluan pemberian informasi berkaitan perpustakaan kepada pengguna. Layanan perpustakaan dapat di akses melalui online dan datang langsung berkunjung ke perpustakaan Unhan RI. Dalam bidang pelayanan perpustakaan dapat diaplikasikan dalam beberapa hal, diantaranya sebagai berikut :
- Layanan One Click Service
Dalam penerapan layanan One Click Service Universitas Pertahanan RI merupakan suatu layanan yang mencatat informasi terkait dari jam layanan, akun sosial media dan daftar link yang bisa diakses untuk mengikuti seluruh layanan dari Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan Unhan RI.
- Layanan Sirkulasi
Dalam penerapan layanan sirkulasi Unit Penunjang Akademik (UPA)Perpustakaan Universitas Pertahanan RI ada beberapa hal termasuk layanan peminjaman dan pengembalian buku, statistik penggunaan, pengelolaan anggota, dan lainnya. Layanan teknologi saat ini memiliki keuntungan berupa self-services dalam melakukan layanan sirkulasi melalui fasilitas barcode dan Radio Frequency Identification (RFID).
- Layanan Referensi
Repository Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan Unhan RI merupakan salah satu layanan dalam penerapan yang menyediakan berbagai referensi dari hasil penelitan dapat ditampilkan berdasarkan ketersediaan akses pencarian sumber referensi elektronik dan digital serta bahan pustaka lainnya melalui layanan kamus elektronik, hasil penelitian digital, dan lain nya. Perpustakaan Universitas Pertahanan Republik Indonesia menyediakan layanan penyimpanan seperti repository guna menyimpan hasil karya tulis ilmiah yang dibuat oleh seluruh sivitas akademika Unhan RI. Karya ilmiah dapat diakses oleh semua pengguna, sehingga manfaat nya tidak hanya tersedia di lingkungan Universitas Pertahanan Indonesia, tetapi juga dapat bermanfaat bagi seluruh masyarakat. Layanan referensi (repository) Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan Universitas Pertahanan RI bisa diakses melalui link http://opac.lib.idu.ac.id/repository/index.php
- Layanan Journal
Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan Universitas Pertahanan RI, menyediakan layanan journal untuk memberikan kemudahan dalam mengakses journal-journal elektronik, baik itu yang diakses dari databese lokal maupun global. Universitas Pertahanan RI telah berlangganan jurnal sejak tahun 2012 sehingga saat ini telah berlangganan sebanyak 6 jurnal, diantaranya : Oxford University Press, Springer Nature, American Chemical Society (ACS), American Society of Civil Engineers (ASCE), Emerald Publishing, Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE). Database E-Book IG Publishing iGroup Enam jurnal telah bekerjasama dengan iGroup Asia Pacific Limited , yang menawarkan layanan berlangganan jurnal terakreditasi yang terkenal di kalangan akademisi maupun di pengembangan non-akademik. Layanan Jurnal Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan Unhan RI bisa diakses melalui web https://portal.igpublish.com./iglibrary/
- Layanan Katalog Online
Dalam memberikan layanan teknologi informasi Perpustakaan Universitas Pertahanan RI menyediakan layanan Katalog Online. Pemustaka dapat memanfaatkannya untuk mencari buku atau sumber informasi lainnya sesuai yang dibutuhkan pemustaka. Memiliki layanan direktori online (OPAC) dapat memberikan akses yang mudah bagi pemustaka mencari informasi yang mereka butuhkan dan mengurangi biaya serta tenaga administrasi dalam pengelolaan database sehingga dapat meningkatkan dan meringankan produktivitas karyawan. Dalam hal ini dapat mempercepat pencarian informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi civitas yang lebih luas.Dengan adanya layanan berkualitas yang dapat diberikan dengan baik serta layanan perpustakaan dapat memuaskan pustakawan. Layanan direktori online dapat diakses melalui Layanan Katalog Online dapat diakses melalui link http://opac.lib.idu.ac.id/library_unhan/
- Layanan Penerbitan ISBN
Seiring berjalannya waktu kini Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan Universitas Pertahanan RI hadir menyediakan layanan terbaru yaitu Unhan RI Press. Dalam Keputusan Rektor Unhan RI Nomor: KEP/253/VIII/2022 tanggal 31 Agustus 2022. Tentang Pedoman Penulisan Buku Unhan RI Press menjelaskan bahwa, kontribusi buku ilmiah Indonesia di level internasional masih rendah dibanding kontribusi jurnal ilmiah. Pelayanan yang dimana disediakan untuk sivitas akademika Unhan RI maupun masyarkat umum yang akan menerbitkan hasil karya tulisannya dalam bentuk buku. Unhan RI Press mempunyai peran penting dalam mencetak dan mengolah suatu produk sebuah karya terbitan maupun elektronik. Menjamin kualitas produk sesuai dengan standar yang sudah ditentukan serta membangun kerjasama yang baik. Layanan penerbitan ISBN perpustakaan Unhan RI dapat diakses melalu link www.unhanripress.lib.idu.ac.id.
Transformasi teknologi infomasi di Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan Unhan RI meliputi berbagai perubahan, sebagai berikut:
- Manajemen Sumber Daya Manusia
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang secara berkelanjutan menjadi tantangan bagi pustakawan dalam mengembangkan ilmu dan pengetahuan di bidang teknologi. Sehingga pustakawan lebih kreatif, inovatif dan meringankan pekerjaan dalam pengelolaan perpustakaan.
- Perubahan Fasilitas
Fasilitas Perpustakaan Unhan RI memberikan akses jaringan internet yang mendukung pemustaka untuk mencari sumber informasi/referensi sesuai kebutuhan, penataan meja serta kursi diruang baca yang menarik sehingga pemustaka mendapatkan kenyamanan, penataan karya ilmiah sesuai dengan penggolongan buku dapat mempermudah pemustaka dalam mencari sumber informasi.
- Perubahan Layanan Perpustakaan
Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan unhan RI memberikan fasilitas yang mendukung perkembangan teknologi dan informasi dan komunikasi. Perpustakaan identik dengan berkunjung secara langsung, namun di Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan Unhan RI memberikan akses yang mudah dan tidak terbatas. Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan unhan RI menyediakan layanan secara daring (online) melalui website. Sehingga pemustaka lebih efisiensi dalam mencari informasi, karya ilmiah, referensi, dan lain-lain.
Transformasi teknologi informasi dan komunikasi memiliki dampak perubahan yang besar, terstruktur dan lebih berkembang bagi Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan unhan RI. Perubahan juga mempermudah dalam melakukan komunikasi dengan layanan, memeriksa dan mengatasi permasalahan sivitas akademika.
Mengarahkan pertanyaan sivitas kepada staff perpustakaan Unhan RI yang tepat untuk dapat mengatasi permasalahan dan dapat memberikan solusi dari permasalahan yang ada. Serta mengawasi dan memperbaiki tanggapan layanan dari sivitas akademika.
Memberikan informasi kepada sivitas terkait adanya buku, layanan, berita layanan terbaru baik melalui aplikasi maupun media sosial lainnya. Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan Unhan RI sebagai unsur pelayanan memiliki peran untuk selalu menyediakan layanan, memberikan fasilitasi, menginovasi dalam melakukan pelayanan yang dapat memudahkan sivitas akademika untuk memenuhi kebutuhan yang diinginkan.
Dengan transformasi teknologi informasi pada Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan Unhan RI dari segi sumber daya manusia (pustakawan), fasilitas perpustakaan dan layanan perpustakaan mampu memenuhi kebutuhan pemustaka. Berbagai layanan yang sudah disediakan dapat membuktikan bahwa Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan Unhan RI terus berupaya melakukan perbaikan kualitas dan kuantitas pelayanan untuk pengunjung. Sehingga hal ini sejalan dengan visi dan misi perpustakaan Unhan RI dalam mendukung tercapainya Unhan RI sebagai Universitas Pertahanan berstandar kelas dunia.