Oleh: Tim Pengelola Website Perpustakaan Unhan RI
Studi banding merupakan suatu kegiatan yang dilakukan dengan tujuan menambah wawasan dan pengetahuan yang akan diterapkan kedepannya untuk menjadi lebih baik. Kegiatan seperti ini tentunya sangat bagus untuk maksud peningkatan mutu, perluasan usaha, perbaikan sistem, penentuan kebijakan baru, perbaikan peraturan perundangan, dan lain-lain
Unit Penunjang Akademik (UPA) Perpustakaan Universitas Pertahanan Republik Indonesia melaksanakan kunjungan studi banding pertama pada tahun 2023 ini ke Universitas Indonesia Publishing. Kegiatan studi banding ke UI Publishing dilaksanakan pada hari Rabu, 25 Januari 2023. Lokasi UI Publishing berada di Komplek ILRC Gedung B Lt. 1 & 2 Perpustakaan Lama Universitas Indonesia, Kampus UI, Depok, Jawa Barat.
Kegiatan studi banding yang dilakukan oleh UPA Perpustakaan Universitas Pertahanan RI dengan UI Publishing adalah hasil tindak lajut dari arahan langsung Bapak Rektor Unhan RI kepada Kepala UPA Perpustakaan untuk melaksanakan studi banding ke UI Publishing. Berdasarkan arahan tersebut Kepala UPA Perpustakaan Unhan RI langsung berkoordinasi dengan Direktur UI Publishing untuk melakukan kunjungan studi banding. Kunjungan studi banding ini bertujuan untuk menambah wawasan terkait manajerial Publishing mulai dari penerimaan naskah sampai pada akhirnya pemasaran.
Maksud dan tujuan kegiatan ini untuk melihat dari dekat manajemen operasional, standar operasional, sumber daya manusia, prosedur penerbitan dan percetakan, fasilitas dan peralatan UI Publishing, dan menjalin kerja sama antara UPA Perpustakaan Unhan Republik Indonesia dengan UI Publishing. Kunjungan ini merupakan hal yang sangat penting dikarenakan UPA Peprustakaan Unhan RI juga diberikan tugas dan tanggung jawab yang besar untuk mengelola Universitas Pertahanan Republik Indonesia Press (Unhan RI Press)
Rombongan UPA Perpustakaan Unhan RI tiba di kantor UI Publishing pukul 10:00 WIB. Kunjungan studi banding dipimpin oleh Kepala UPA Perpustakaan Unhan RI yakni Kolonel Sus Drs. Ernes Dj. Fambrene, M.Han., CIT didampingi 7 orang staf, terdiri dari:
1. Wirawan, S.H. selaku Kasubbag TU UPA Perpustakaan Unhan RI
2. Nanditha Djanaka, S.T., M.H selaku Kasubbag Gapendik Bagian Kumpeg Roum Unhan RI
3. Dindin, S.E selaku Pustakawan Muda UPA Perpustakaan Unhan RI
4. Sugeng Suratno, S.E selaku Penyusun Subbag TU UPA Perpustakaan
5. Staff PPNPN Faisol Abdul Kharis, S.Hum., M.Han
6. Staff PPNPN Prasetiyo Suhendro, S.Hum
7. Staff PPNPN Abdul Najib, A.Md
Rombongan UPA Perpustakaan Unhan RI disambut hangat oleh Direktur UI Publishing dan seluruh jajaran UI Publishing. Adapun daftar pejabat UI Publishing yang menyambut kedatangan kami adalah adalah sebagai berikut:
1. Bapak Ayudha D. Prayoga selaku Direktur UI Publishing
2. Maryati Ismanu selaku Wakil Direktur
3. Dwi Wibowo selaku General Manager
4. Mardjono selaku Manajer Pemasaran
5. Irawati K. selaku Manajer Pracetak
6. Anisa selaku Manajer Akuntansi & Keuangan
Direktur UI Publishing Bapak Ayudha D. Prayoga mengapresiasi kunjungan dari Unhan Press. Menurutnya, perguruan tinggi harus siap menghadapi tantangan dan peluang dalam mengelola usaha percetakan dan penerbitan di era Revolusi Industri 4.0. Beliau menegaskan pentingnya manajemen alur pengelolaan percetakan dan penerbitan yang telah dilakukan oleh UI Publishing dalam mengembangkan academic publisher untuk dapat menghasilkan karya yang berkualitas. UI Publishing senantiasa berupaya menghasilkan buku-buku akademik yang berkualitas dan menjadi referensi, baik untuk skala nasional maupun internasional. Pada tahun ini, UI Publishing mengembangkan Sistem Informasi Penerbitan “Tepat Waktu, Tepat Mutu dan Tepat Harga”
Sementara itu, Kepala UPA Perpustakaan Unhan RI menjelaskan bahwa pihaknya melakukan studi banding ini sebagaimana arahan dari Bapak Rektor Unhan RI, atas nama pimpinan mengucapkan terimakasih atas sambutan hangat dari Bapak Direktur UI Publishing, kami merasa perlu belajar manajerial Publishing mulai dari penerimaan naskah sampai pada akhirnya proses pemasaran serta terkait alur pengelolaan percetakan dan penerbitan yang telah dilakukan oleh UI Publishing sebagai salah satu academic publisher bermutu di Perguruan Tinggi.
Setelah sesi sambutan selesai, kegiatan dilanjutkan dengan knowledge sharing oleh Bapak Dwi Wibowo sebagai manager UI Publishing menyampaikan UI Publishing adalah Unit Kerja Khusus Pelayanan dan Pengabdian Masyarakat yang bersifat fleksibel penuh Secara struktural, UI Publishing berada dalam koordinasi Direktorat Pengelolaan dan Pengembangan Unit-unit Usaha (DPPU) Universitas Indonesia DPPU berada di bawah kendali Wakil Rektor IV Universitas Indonesia.
Status UI Publishing bersifat fleksibel khusus yang berarti UI Publishing tidak mendapatkan anggaran dari Universitas Indonesia dan diberikan kewenangan untuk mengangkat dan memberhentikan karyawan sesuai kebutuhan UI Publishing.
UI Publishing tergabung dalam organisasi Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI) dan Afilisasi Penerbit Perguruan Tinggi Indonesia (APPTI). Kegiatan utama UI Publishing adalah penerbitan buku dan E-Book, Penjualan Buku dan E-Book, percetakan, setting dan layout buku, dan jasa penunjang lainnya.
Adapun Proses penerbitan buku di UI Publishing dimulai dari penerimaan naskah, setting tahap awal, persetujuan proses, finalisasi pra cetak dan editing, pengajuan ISBN, persetujuan produksi, produksi buku, dan distribusi buku.
Direktur UI Publishing menekankan mengenai kriteria buku layak ISBN adalah buku tersedia untuk public secara luas dan dapat diakses, baik secara gratis maupun berbayar dan diperjualbelikan atau diedarkan dalam jumlah banyak, minimal 50 eksemplar. Publikasi dalam bentuk laporan tahunan, laporan kegiatan, laporan penelitian, dan publikasi lainnya yang bersifat selingkung (terbatas) atau untuk keperluan intern, serta tidak tersedia untuk publik, apalagi tidak diperjual belikan maka tidak relevan diberi ISBN.
Layanan dan fasilitas yang dimiliki oleh UI Publishing diantara 7 mesin cetak offset, 2 mesin cetak digital, layanan setting dan layout, dan layanan pendukung lainnya. Dalam paparan beliau juga menjelaskan kriteria buku layak ISBN adalah buku tersedia untuk publik secara luas dan dapat diakses baik secara gratis atau berbayar, dan buku diperjualabelikan atau diedarkan dalam jumlah banyak minimal 50 eksemplar.
Pada pelaksanaan kegiatan studi banding ke UI Publishing, rombongan dari Unhan RI diberikan kesempatan untuk melakukan sesi tanya-jawab. Sesi tanya jawab berlangsung menarik, banyak pertanyaan yang disampaikan oleh Ka UPA Perpustakaan Unhan RI beserta para staf kepada jajaran UI Publishing.
Pertanyaan pertama adalah tentang SDM yang dimiliki oleh UI Publishing. Direktur UI Publishing menjelaskan bahwa saat ini UI Publishing mempunyai 32 staf tetap dan 8 orang tenaga kontrak. UI Publishing diberikan kewenangan penuh untuk merekrut dan memberhentikan karyawan tanpa campur tangan dari pihak Universitas Indonesia.
Pertanyaan kedua adalah mengenai biaya penerbitan buku dan pengurusan ISBN di UI Publishing. Jawaban dari Direktur UI Publishing adalah Harga penerbitan buku tergantung dari banyak halaman, kualitas warna, cover, tingkat kerumitan setting dan layout. Untuk cover tarifnya 300.000, untuk setting 15.000/halaman, dan editing 8.000/halaman. Kemudian untuk pengurusan ISBN tarif yang dikenakan maksimal Rp. 1.500.000.
Pertanyaan ketiga adalah mengenai kendala yang dihadapi oleh UI Publishing. Bapak Dwi Wibowo selaku Manajer Pemasaran menjelaskan Kendala yang dihadapi biasanya bersifat teknis seperti diskusi dengan klien, terlebih lagi jika klien seorang dokter kita harus siap di tengah malam, karena kita menunggu mereka lega dan biasanya mereka lega saat malam hari. Biasanya hal itu yang membuat penerbitan buku jadi lebih lama dari waktu seharunya, lebih masalah ke komunikasi.
Pada akhir sesi tanya jawab, Bapak Ayudha D. Prayoga menambahkan bila ada penerbit yang baru merintis tidak perlu memikirkan tentang memiliki percetakan sendiri karena bisa kita cetak diluar. Kemudian, jika buku yang diterbitkan dalam satu bulan kurang dari 5 buku, kami sarankankan tidak peru untuk memiliki setter dan layouter, itu nanti saja ketika sudah banyak buku yang diterbitkan dalam 1 bulan lebih dari 10 buku baru kita harus memilik setter dan layouter sendiri untuk menekan harga produksi buku.
Kegiatan studi banding diakhiri dengan foto bersama dan penyerahan cindera mata dari UI Publishing kepada Kepala UPA Perpustakaan Unhan RI. Dengan berakhirnya kegiatan Studi Banding dari UI Publishing ini diharapkan Unhan RI Press dan UI Publishing dapat menjalin kerjasama yang membawa dampah positif bagi kedua belah pihak.