Oleh: Tim Pengelola Website Perpustakaan Unhan RI
Perpustakaan Universitas Pertahanan Republik Indonesia (Unhan RI) senantiasa berupaya memberikan layanan prima kepada seluruh sivitas akademika Unhan RI. Layanan-layanan terbaru secara konsisten terus diberikan untuk mencapai kepuasan pemustaka. Mulai dari layanan yang diselenggarakan pada hari Sabtu-Minggu (weekend service), layanan virtual tour, layanan one click service, hingga layanan repository perpustakaan.
Repository perpustakaan Unhan RI pada dasarnya adalah layanan yang digunakan untuk mengelola, menyimpan, dan menyebarluaskan seluruh karya ilmiah dari sivitas akademika Unhan RI. Tujuan utama pembuatan repository perpustakaan Unhan RI adalah untuk menyimpan seluruh karya ilmiah yang dihasilkan oleh seluruh sivitas akademika Unhan RI. Setiap karya ilmiah yang telah tersimpan dalam repository akan mudah diakses oleh setiap pengguna. Sehingga kebermanfaatan karya ilmiah tidak hanya dapat dimanfaatkan oleh internal Unhan RI saja, akan tetapi juga bermanfaat untuk masyarakat luas.
Pfister (2008) dalam buku Towards the Introduction of an Institutional Repository: Basic Principles and Concepts, mengemukakan terdapat berbagai macam alasan penting untuk membangun repository, diantaranya adalah sebagai berikut:
- Repository dapat membantu untuk meningkatkan visibilitas serta dampak dari hasil luaran kegiatan penelitian. Dalam perguruan tinggi, para peneliti dan lembaga mendapatkan manfaat dari adanya repository yaitu mengetahui kejelasan dan dampak dari hasil penelitian. Hal ini bertujuan untuk membangun dan mempertahankan reputasi dalam komunitas ilmiah sangat penting bagi kegiatan akademik dan institusi dan hal itu dapat dicapai dengan adanya repository di perguruan tinggi.
- Repository sangat berhubungan erat dengan perubahan dalam paradigma publikasi ilmiah. Hal ini ditandai dengan berbagai macam munculnya gerakan untuk menyediakan akses gratis terhadap publikasi ilmiah. Adapun konten ilmiah yang dihasilkan dan dipublikasikan sendiri dan penyediaan akses gratis terhadap bahan-bahan tersebut merupakan aktivitas utama dalam gerakan akses terbuka (open access). Dalam suatu perguruan tinggi, akan lebih leluasa memberikan akses terbuka terhadap bahan-bahan yang mencerminkan kekayaan intelektual yang ada pada perguruan tinggi tersebut adalah dengan melalui pendirian repository perguruan tinggi.
- Repository dapat membantu menyediakan penyimpanan bahan-bahan digital secara terpusat yang nantinya akan mendapatkan manfaat dari bahan yang telah dipublikasikan pada satu sisi, dan pada sisi yang lain menjadi dasar untuk mengetahui bahan-bahan yang belum dipublikasikan secara digital. Sehingga dengan adanya repository memberikan salah satu bentuk upaya untuk mendorong agar bahan-bahan lain yang bukan kategori ilmiah seperti laporan kegiatan, panduan dan sebagainya untuk dipublikasikan dalam format digital, karena bahan-bahan tersebut juga merupakan bagian dari pengetahuan organisasi dan sebaiknya dapat diakses oleh setiap orang dalam suatu organisasi. Dengan adanya repository juga dapat mendorong upaya digitalisasi terhadap dokumen-dokumen perguruan tinggi yang bukan kategori ilmiah, sehingga akses terhadap dokumen tersebut lebih mudah.
Dengan berbagai macam alasan tentang pentingnya repository, maka dapat disimpulkan bahwa dengan membangun sebuah repository perpustakaan tersebut nantinya akan menghasilkan keuntungan baik untuk individu maupun untuk lembaga. Hasil dari penelitian-penelitian, artikel ilmiah, makalah, tesis, disertasi dan karya ilmiah lainnya yang tersedia secara online dapat diakses, di unduh, dan dikutip lebih cepat dan lebih sering dibanding dengan artikel atau karya ilmiah yang tersedia dalam format tercetak.
Repository pada perguruan tinggi menjadi sarana penting untuk mempublikasikan penelitian dan karya-karya akademik yang dimilikinya. Selain itu, reputasi pada perguruan tinggi akan semakin dikenal melalui peran repository. Karya akademik perguruan tinggi tidak hanya tersebar melalui jurnal, akan tetapi dapat juga melalui repository yang dimiliki perguruan tinggi, sehingga akan meningkatkan visibilitas dan prestise yang ada.
Latar belakang hadirnya layanan repository perpustakaan ini disebabkan semakin banyaknya karya ilmiah yang dihasilkan oleh sivitas akademika Unhan RI. Adapun karya ilmiah tersebut meliputi laporan penelitian, tesis, dan disertasi yang setiap tahun semakin bertambah jumlahnya. Pertambahan jumlah karya ilmiah tentunya harus diimbangi dengan penambahan tempat penyimpanan. Namun sayangnya, perpustakaan memiliki ruang penyimpanan karya ilmiah yang terbatas. Sehingga perlu dilakukan terobosan baru dengan membatasi penyimpanan karya ilmiah yang berformat fisik ke format digital.
Kemajuan teknologi sangat membantu perpustakaan dan pustakawan berinovasi menghadirkan layanan repository perpustakaan untuk menjawab persoalan terbatasnya ruang perpustakaan. Jumlah karya ilmiah yang berwujud cetak dialihkan ke bentuk digital/file. Pembatasan karya cetak tercetak hanya dilakukan untuk 5 tahun terakhir, untuk karya ilmiah yang sudah lebih dari 5 tahun akan dialih bentuk menjadi digital dan disimpan ke dalam repository perpustakaan.
Layanan repository perpustakaan Unhan RI bisa diakses melalui link http://opac.lib.idu.ac.id/repository/index.php. Adapun karya ilmiah yang saat ini tersimpan di repository perpustakaan Unhan RI meliputi tesis sebanyak 2319 judul, disertasi sebanyak 14 judul, laporan penelitian sebanyak 51 judul. Jumlah karya ilmiah tersebut akan semakin meningkat seiring dengan proses input data karya ilmiah terus dilakukan oleh perpustakaan Unhan RI.
Bisa kita lihat pada halaman awal repository perpustakaan menampilkan logo Unhan RI, keterangan Repository Perpustakaan Unhan RI, serta beberapa menu. Adapun menu-menu yang ditampilkan pada halaman awal meliputi menu home untuk menampilkan halaman awal repository, menu disertasi untuk menampilkan koleksi disertasi, menu tesis untuk menampilkan koleksi tesis, menu skripsi untuk menampilkan koleksi skripsi, menu area anggota untuk menampilkan halaman login anggota, menu pencarian untuk melakukan pencarian karya ilmiah, dan menu new book untuk menampilkan karya ilmiah terbaru yang dihasilkan oleh sivitas akademika Unhan RI. Pada bagian paling bawah terdapat informasi lokasi kampus Unhan RI, nomor telepon perpustakaan, website perpustakaan, email perpustakaan dan jumlah pengunjung website repository perpustakaan yang dapat dilihat secara realtime.
Selanjutnya untuk mengenal lebih jauh, akan kita bahas satu demi satu menu-menu yang tersedia di repository perpustakaan Unhan RI sehingga pegguna baik itu sivitas akademika Unhan RI maupun masyarakat umum bisa memanfaatkan secara optimal. Kita akan membahas mulai dari menu advanced search, menu area anggota, dan cara mengakses karya ilmiah sampai dengan tahap mengunduh.
Gambar di atas merupakan menu advanced search untuk melakukan pencarian. Pengguna bisa mencari karya ilmiah yang diinginkan dengan menggunakan beberapa filter yaitu judul dengan menuliskan kata kunci judul yang ingin dicari, filter pengarang dengan cara menuliskan nama pengarang karya ilmiah yang ingin di cari, filter subjek dengan menuliskan bidang keilmuan karya ilmiah yang ingin dicari, filter ISBN/ISSN dengan menuliskan beberapa digit nomor ISBN/ISSN karya ilmiaah yang ingin dicari.
Filter General Material Designation (GMD)/Media dan filter tipe koleksi dengan memilih salah satu media atau tipe koleksi yang diinginkan. Media dan tipe koleksi karya ilmiah dalam repository terbagi menjadi beberapa antara lain skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, tugas akhir, dan lain-lain. Selanjutnya yang terakhir adalah filter lokasi dengan memilih lokasi karya ilmiah yang diinginkan. Lokasi penyimpanan karya ilmiah terbagi ke beberapa tempat antara lain semua lokasi, ruang sirkulasi perpustakaan sentul, ruang referensi perpustakaan sentul, dan perpustakaan salemba, dan perpustakaan doktoral.
Gambar di atas merupakan menu area anggota untuk melakukan login. Pengguna harus login jika ingin mengakses karya ilmiah dengan tahun terbit di bawah tahun 2022. Adapun karya ilmiah dengan tahun terbit 2022 ke atas pengguna bisa mengakses karya ilmiah tanpa harus login terlebih dahulu.
Pengguna bisa menggunakan ID Anggota dan Password yang telah diberikan oleh petugas perpustakaan Unhan RI. ID Anggota terdiri dari NIM (Nomor Induk Mahasiswa) untuk anggota yang berstatus sebagai mahasiswa, sedangkan untuk staf, dosen dan pejabat Unhan RI menggunakan NIP/NRP/NIK (Nomor Induk Pegawai, Nomor Registrasi Prajurit, dan Nomor Induk Kependudukan). Petugas perpustakaan akan memberikan kata sandi default yang nanti bisa diganti sendiri oleh pengguna, sehingga hanya masing-masing pengguna yang mengetahui sandinya sendiri.
Selanjutnya kita akan mempraktikan tata cara akses karya ilmiah di repository perpustakaan. Pengguna tinggal mengetikkan alamat website http://opac.lib.idu.ac.id/repository/index.php. Kemudian tulis judul atau nama pengarang karya ailmiah yang diinginkan. Sebagai contoh kita akan mencari karya ilmiah tentang “bencana alam”. Pengguna tinggal mengetik “bencana alam” pada kotak pencarian.
Selanjutnya muncul karya ilmiah dengan kata kunci “bencana alam” lengkap dengan judul karya ilmiah beserta nama pengarangnya. Pengguna bisa memilih karya ilmiah yang diinginkan dengan cara klik pada judul karya ilmiah yang diinginkan. Kemudian akan tampil informasi detil lengkap tentang karya ilmiah tersebut seperti nama pengarang, abstrak, ketersediaan, nomor panggil, klasifikasi, lokasi penyimpanan, penerbit, bahasa, program studi, fakultas, subyek, dan lampiran berkas.
Pengguna bisa membaca abstrak karya ilmiah dengan cara memilih “klik disini untuk baca online abstrak”. Pengguna juga bisa mengunduh file karya ilmiah yang diinginkan dengan cara memilih “klik disini untuk baca online tesis lengkap” kemudian akan muncul kotak dialog, klik start download dan file karya ilmiah tersebut akan tersimpan di perangkat pengguna.
Kami sangat optimis bahwa repository perpustakaan Unhan RI bisa dimanfaatkan secara optimal oleh seluruh sivitas akademika Unhan RI dalam menunjang kegiatan belajar mengajar. Tentu kami sangat mengharapkan saran dan kritik dari pengguna untuk terus mengembangkan inovasi-inovasi layanan di perpustakaan Unhan RI.
Salam Literasi!!!
Salam Bela Negara!!!